Actas, minutas y demás
Tal vez les suene a catarsis este post, pero aparte de serlo tiene un trasfondo que deberías reforzar si lo conoces.
Una de las prácticas más básicas en la gestión de proyectos refiere a documentar. No me refiero a extensos documentos interminables donde se premia el MB sobre el KB. Me refiero a que es labor del responsable del proyecto de dejar historia sobre lo sucedido. Es verdad que muchas veces, luego del proyecto no se revisan estos documentos, pero en proyectos largos es importante porque los tiempos cambian, las personas cambian, todo cambia. Y en algún lugar debe quedar la razón de las decisiones que se toman.
Uno de los documentos que en PM101 te enseñan en el primer día es el acta/minuta. El documento o escrito que evidencia lo conversado/acordado/pendiente/cerrado luego de una reunión o junta. Estas son enviadas por lo general hasta un día después de la menciada junta para alinear a todos y recordar lo conversado o usarlo como referencia futura en las actividades, así como hacer tracking si es necesario (no todos los equipos con los que interactúas son ágiles o manejan un backlog al que le puedas poner tareas). Dependiendo de la razón del escrito, la completitud del mismo.
Entiendo como project manager que el envío de actas o al menos notas referidas sobre lo conversado/acordado es importante para dejar una evidencia porque "los tiempos cambian, la gente cambia, todo cambia". Es más, es algo que practico desde hace muchos años. Luego de conversar y acordar algo con alguien, envío mis notas para alinearnos y dejar una historia al respecto.
Esto me ha salvado en varias negociaciones con el cliente ante situaciones en que uno u otro dejábamos un tema de lado y teníamos que retomarlo por algún compromiso.
Sin embargo, una de las cosas que más me disgusta de mi profesión es la relacionada a responder temas como ¿en qué acta dice que nos comprometimos a ello? ¿dónde digo que así es como debería hacerse? ¿dónde dice que acepto ese cambio? O similares.
Lo que me enfada realmente es que se use esta práctica válida como un escudo ante "la verdad, lo había olvidado". Es decir, no hay problema si olvidaste algo, yo también olvido cosas. Cuando me hacen acordar de algo que debí hacer y no lo he hecho aún, me da pena por haberlo olvidado y me pongo en ello de inmediato o me comprometo a una fecha que cumplo.
Pero poner frases como "dónde está el acta que dice que yo lo debía hacer" o similares es simplemente una mala ejecución de una buena herramienta. Es sacarte la responsabilidad de cumplir tu palabra solo porque asumes que no está escrita.
Lo peor sucede cuando envías dicha acta y te responden con "OK". Claro, todo bien. Nada ha sucedido. Todo sigue igual... No esto es mentira. Emocionalmente te carga de energía negativa. Emocionalmente ves con descaro como usan una herramienta que sirve para mejorar, como una herramienta para escudarse.
La minuta o acta o notas simples, sirven como recordatorio porque la memoria es frágil. Así como entiendo que tengo permiso para equivocarme, entiendo que otros pueden equivocarse también. Empezar a discutir sobre si hay o no un acta, a mi parecer es una cortina de humo para no dejar ver otros problemas que existen.
Hace derivar la conversación en si eres o no un "buen PM" por escribir un documeto, dejando de lado el bienestar del proyecto para poner temas irrelevantes por delante.
El feedback es bueno, pero hay maneras de darlo (escribí un post al respecto). No es que te quieran dar feedback, es que quieren mancharte.
Mi recomendación querido lector es que tengas la buena práctica de enviar tu acta/minuta/notas a quienes participaron de la reunión, de esa manera tienes un ayuda-memoria que te servirá para el manejo de tu proyecto. Hay ocasiones, como las que menciono, en las que también te servirá para mostar que en efecto hubo o no un acuerdo sobre algo.
BTW, cuando solo tengo mi cel en una reunión, utilizo google keep para tomar notas. Luego copio/pego en un mail, le pongo algo de forma y listo, lo envío.
¿Están de acuerdo con lo que menciono? ¿Les ha pasado algo así? ¿Hacen minutas/actas?
Una de las prácticas más básicas en la gestión de proyectos refiere a documentar. No me refiero a extensos documentos interminables donde se premia el MB sobre el KB. Me refiero a que es labor del responsable del proyecto de dejar historia sobre lo sucedido. Es verdad que muchas veces, luego del proyecto no se revisan estos documentos, pero en proyectos largos es importante porque los tiempos cambian, las personas cambian, todo cambia. Y en algún lugar debe quedar la razón de las decisiones que se toman.
Uno de los documentos que en PM101 te enseñan en el primer día es el acta/minuta. El documento o escrito que evidencia lo conversado/acordado/pendiente/cerrado luego de una reunión o junta. Estas son enviadas por lo general hasta un día después de la menciada junta para alinear a todos y recordar lo conversado o usarlo como referencia futura en las actividades, así como hacer tracking si es necesario (no todos los equipos con los que interactúas son ágiles o manejan un backlog al que le puedas poner tareas). Dependiendo de la razón del escrito, la completitud del mismo.
Entiendo como project manager que el envío de actas o al menos notas referidas sobre lo conversado/acordado es importante para dejar una evidencia porque "los tiempos cambian, la gente cambia, todo cambia". Es más, es algo que practico desde hace muchos años. Luego de conversar y acordar algo con alguien, envío mis notas para alinearnos y dejar una historia al respecto.
Esto me ha salvado en varias negociaciones con el cliente ante situaciones en que uno u otro dejábamos un tema de lado y teníamos que retomarlo por algún compromiso.
Sin embargo, una de las cosas que más me disgusta de mi profesión es la relacionada a responder temas como ¿en qué acta dice que nos comprometimos a ello? ¿dónde digo que así es como debería hacerse? ¿dónde dice que acepto ese cambio? O similares.
Lo que me enfada realmente es que se use esta práctica válida como un escudo ante "la verdad, lo había olvidado". Es decir, no hay problema si olvidaste algo, yo también olvido cosas. Cuando me hacen acordar de algo que debí hacer y no lo he hecho aún, me da pena por haberlo olvidado y me pongo en ello de inmediato o me comprometo a una fecha que cumplo.
Pero poner frases como "dónde está el acta que dice que yo lo debía hacer" o similares es simplemente una mala ejecución de una buena herramienta. Es sacarte la responsabilidad de cumplir tu palabra solo porque asumes que no está escrita.
Lo peor sucede cuando envías dicha acta y te responden con "OK". Claro, todo bien. Nada ha sucedido. Todo sigue igual... No esto es mentira. Emocionalmente te carga de energía negativa. Emocionalmente ves con descaro como usan una herramienta que sirve para mejorar, como una herramienta para escudarse.
La minuta o acta o notas simples, sirven como recordatorio porque la memoria es frágil. Así como entiendo que tengo permiso para equivocarme, entiendo que otros pueden equivocarse también. Empezar a discutir sobre si hay o no un acta, a mi parecer es una cortina de humo para no dejar ver otros problemas que existen.
Hace derivar la conversación en si eres o no un "buen PM" por escribir un documeto, dejando de lado el bienestar del proyecto para poner temas irrelevantes por delante.
El feedback es bueno, pero hay maneras de darlo (escribí un post al respecto). No es que te quieran dar feedback, es que quieren mancharte.
Mi recomendación querido lector es que tengas la buena práctica de enviar tu acta/minuta/notas a quienes participaron de la reunión, de esa manera tienes un ayuda-memoria que te servirá para el manejo de tu proyecto. Hay ocasiones, como las que menciono, en las que también te servirá para mostar que en efecto hubo o no un acuerdo sobre algo.
BTW, cuando solo tengo mi cel en una reunión, utilizo google keep para tomar notas. Luego copio/pego en un mail, le pongo algo de forma y listo, lo envío.
¿Están de acuerdo con lo que menciono? ¿Les ha pasado algo así? ¿Hacen minutas/actas?
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